Por Audir de Araújo Paiva
1 - O Protocolo em Rotary - Uma das funções mais importante e trabalhosa de um clube rotário é a do Diretor de Protocolo, que corresponde a de Chefe do Cerimonial. Do seu bom desempenho depende para que a reunião do clube se destaque por sua ordem e eficácia de forma a transmitir uma boa impressão aos visitantes e convidados.
O Diretor de Protocolo deve estar sempre atento para evitar ocorrências que possam prejudicar a dignidade e o prestigio associados aos Rotary Clubs.
O Diretor de Protocolo não precisa ser um orador. Sua missão não é fazer discursos, mas deve ter uma boa dicção e ser simpático, discreto e sóbrio. Não deve se considerar uma “vedete” ou “animador do clube”. Deve ser atencioso, objetivo e alegre, sem exageros.
Especificamente sua função é cuidar do aspecto prático e das facilidades físicas de cada reunião, bem como orientar discretamente o andamento da reunião.
Da sua eficiência dependem a ordem e o sucesso da reunião.
2 - Compete ao Diretor de Protocolo:
a) Chegar ao local da reunião com a devida antecedência;
b) Informar-se sobre a refeição a ser servida;
c) Verificar lugares, som, panóplia, símbolos rotários, tribuna etc.;
d) Providenciar os recursos necessários ao orador como exemplo: painéis, projetor ou equivalente etc.
e) Providenciar, com a ajuda das Comissões de Companheirismo e de Programa, a recepção aos convidados, principalmente aos que se destinarem a Mesa da Presidência, acomodando-os aos seus lugares.
f) Encaminhar rotarianos visitantes ao secretário para o preenchimento do comprovante de visita. Uma tarefa importante é evitar que os companheiros ocupem sempre os mesmos lugares, promovendo assim, o rodízio para melhor entrosamento entre todos.
g) Colaborar com o Presidente na composição da Mesa que dirigirá a reunião, atendo-se ao cerimonial oficial do nosso País, do protocolo rotário e das boas normas sociais.
h) Anunciar a constituição da Mesa apresentando seus componentes ao plenário. (A lista deverá ser encaminhada ao presidente para os agradecimentos ao final da reunião).
i) Levar ao conhecimento do Presidente, pedidos de companheiros para uso da palavra, informando – o sobre o assunto a ser tratado (Como não existe palavra livre em Rotary compete ao Presidente autorizá – la ou não).
j) Ter o cuidado de manter limpos e bem conservados os simbos rotários.
3 - Cumpre missão importante e deve:
a) Utilizar-se do microfone o menor tempo possível, bem como o menor número de vezes.
b) Evitar o relato de casos cômicos e pitorescos. Evitar dizer “piadas”, bem como usar termos de gíria.
c) Dar o seu “recado” em linguagem correta e simples.
d) Limitar–se à apresentação dos componentes da mesa; da programação da reunião e do cardápio e a uma ou outra comunicação indispensável.
e) Não alongar–se na apresentação dos componentes da mesa, seus feitos ou suas vidas.
f) Não usar apelidos para identificar os componentes da mesa ou os visitantes (use o nome, o pré-nome ou ambos pronunciando – os corretamente); A Mesa da Presidência deve ser composta, sempre com número ímpar. Não deve ficar lugar vago.
Na composição da Mesa, cargo atual tem precedência sobre cargos anteriores e cargos anteriores sobre cargos futuros.
Os companheiros do clube serão mencionados sempre por último – exemplo: autoridades, convidados, senhoras, cônjuges, jovens, etc., companheiros visitantes e companheiros.
Ordem de precedência é a maior dificuldade enfrentada pelos Diretores de Protocolo e exatamente a mais sensível, porque escancara as falhas protocolares, expondo o clube a situações desagradáveis e críticas, às vezes injustas. Por isso, preste, muita atenção a ordem de precedência!
Não existe tamanho ideal para a Mesa da Presidência. Entretanto, a experiência recomenda que, por ocasião das reuniões festivas, ela deve ter número que comporte todas as autoridades e os convidados especiais. Estando presentes vários Governadores todos devem ser convidados à Mesa, se impossível, apenas o mais antigo, que representará os demais, com precedência para Governadores de outros Distritos.
4 - Pronomes de TratamentoVeja as formas de tratamento que devem ser usadas na apresentação. Quando nos referimos de rotarianos para rotarianos usamos sempre o tratamento de Companheiro, independente da posição ou cargo que ocupa. Quando nos referimos à autoridade, usa-se “sua” e quando nos dirigimos a ela, usamos “vossa”. Sua ou Vossa Alteza - Príncipes e Duques. Sua ou Vossa Eminência – Cardeal Sua ou Vossa Excelência - Presidente da República, ministros, governadores, prefeitos, parlamentares, juízes, autoridades diplomáticas e pessoas de alta categoria, em geral. Sua ou Vossa Excelência Reverendíssima - Bispos e arcebispos. Sua ou Vossa Magnificência - Reitores de universidades. Sua ou Vossa Reverendíssima - Sacerdotes em geral. Sua ou Vossa Senhoria - Funcionários graduados, pessoas de cerimônia e oficiais até coronel. Senhor ou Senhora - As demais pessoas. Lembramos também que quando nos referimos à esposa de um companheiro ou de um convidado sempre dizemos “sua esposa” ou “sua senhora” e quando nos referimos à nossa esposa haveremos de dizer simplesmente, “minha mulher”.
Evitar a expressão “ex-Governador”, melhor dizer "Governador" e mencionar o seu nome e do clube a que pertence, o ano de sua Governadoria e o número do Distrito quando não for do próprio. No caso de vários Presidentes, o do clube padrinho ou do clube mais antigo representará os demais.
Nas reuniões ordinárias a sugestão é para Mesa a partir de 05 lugares. Ao centro o Presidente, tendo a sua esquerda o Secretário e o Tesoureiro. À direita, o orador, o convidado especial ou autoridade, em seguida o Diretor de Protocolo. Se estiver presente o Governador do Distrito, este ocupará o lugar nº 01, à direita do Presidente. (entenda por direita e esquerda os lados da presidência, quando esta estiver corretamente posicionada à mesa.
Se necessário, o Diretor de Protocolo cederá o seu lugar a outro convidado, localizando–se próximo a tribuna, de frente para a Mesa Diretora e ficando atento para qualquer solicitação do Presidente.
Compor a Mesa da Presidência. Se possível utilize cartões com os números dos lugares em duas vias, uma das quais será entregue ao convidado.
Os números dos lugares visa, tão somente, facilitar a formação da Mesa (o lugar do Presidente não recebe número). Apresentado o Presidente é suficiente dizer, a sua direita..., ao seu lado..., na seqüência..., ao lado de. A sua esquerda..., idem, idem. Evitar dizer,- no lugar nº 1- lugar nº 2- etc, etc.
Legenda da foto da Mesa da Presidência, da esquerda para a direita: Dr. Itaguacy Morais, convidado do clube, a presidente Régina Lúcia; Audir Paiva e seu genrro Marcos Antônio Almeida Silveira.
No Púlpito o rotariano Audir de Araújo Paiva fala para o público presente na plenária
Quando uma autoridade não comparecer, o representante não ocupará o seu lugar, mas sim, o lugar correspondente ao seu próprio cargo ou após a última autoridade presente á Mesa. Atenção para os pronomes de tratamento a serem utilizados para autoridades, convidados especiais e visitantes. Únicas exceções são os representantes oficiais do Presidente da República e do Presidente do Rotary International. O Presidente poderá oferecer o seu lugar somente ao Presidente da República. Cuidado para não esquecer num canto da mesa um convidado especial.
Não ponha à Mesa, duas senhoras, lado a lado. Não consinta que uma senhora ocupe o último lugar, à ponta da Mesa.
Não usar as expressões “Mesa principal”, “Mesa presidencial” ou “Mesa do Presidente”, mas sim, “Mesa da Presidência” ou “Mesa Diretora dos trabalhos”.
Uma vez apresentada a Mesa que presidirá os trabalhos e existindo outras autoridades ou convidados especiais no plenário, estes serão destacados pelo Diretor de Protocolo, porém não “serão considerados como fazendo parte da Mesa”.
Não deve repetir nomes e cargos de convidados (e seus cônjuges), se os mesmos já foram chamados nominalmente para compor a Mesa.
Não deve voltar a tribuna para anunciar a chegada de convidados, visitantes ou companheiros retardatários, salvo se for uma autoridade ou, em casos especiais determinados pela Presidência. Recepcione – os e encaminhe – os aos seus lugares.
Não é pertinente à sua função, apresentar oradores, adiantar assuntos e comemorações de datas ou eventos programados.
Coordenar o trabalho para evitar barulho quando alguém estiver fazendo uso da palavra. Ao terminar a apresentação, pedir ao plenário uma salva de palmas para a Mesa.
Legenda da foto da Mesa da Presidência, da esquerda para a direita: Dr. Itaguacy Morais, convidado do clube, a presidente Régina Lúcia; Audir Paiva e seu genrro Marcos Antônio Almeida Silveira.
Não oferecer ou devolver a palavra ao Presidente, pois esta prerrogativa é somente do companheiro que preside a reunião.
Sempre que declinar o número de um distrito, deve pronunciá-lo por extenso, exemplo: Distrito Quatro mil trezentos e dez, e não – quarenta – e - três- dez -, ou ainda, quatro-três-um-zero, como é comum acontecer.
Também o ano rotário deve ser mencionado por extenso: Um mil novecentos e noventa e um, noventa e dois, não apenas noventa e um – noventa e dois.
A grafia correta é do exemplo seguinte: Distrito 4490 e ano rotário 2009-2010.
Aguardar os visitantes e, terminada a reunião, acompanhá – los até a saída.
Nomear comissões de recepção (casais) por ocasião das reuniões festivas.
5 - Bandeira Nacional
Apenas o Pavilhão Nacional deve ser saudado no inicio e no final da reunião, como uma demonstração de respeito à Pátria e exaltação ao espírito cívico que deve dominar nossas reuniões. É comum aos Presidentes pedirem salva de palmas também as demais bandeiras, o que não é correto.
Legenda da foto da Mesa da Presidência, da esquerda direita para a : Dr. Itaguacy Morais, convidado do clube, a presidente Régina Lúcia; Audir Paiva e seu genrro Marcos Antônio Almeida Silveira que reside em Recife Pernambuco.
Quando houver homenagem a convidados, bolsistas, intercambiados, etc... ou datas de outros Países a comemorar, conceder-se - à precedência ao Pavilhão do País homenageado. Nesses casos os Pavilhões ficarão no mesmo plano, destacados dos demais. Igual procedimento será adotado quando da execução dos respectivos Hinos.
6 - Organização da Panóplia
Atenção especial deverá ser concedida á panóplia que ocupará sempre, em todas as reuniões, lugar de extremo destaque. Se estiver atrás da mesa, estará em uma posição mais elevada, tendo a tribuna a sua esquerda.
Bandeira Nacional Composta com outras Bandeiras1) Com Bandeira do Estado : Nacional à direita e Estado à esquerda. (Obs.: a referência de esquerda e direita é sempre de quem, da panóplia olha para a platéia)
2) Com Bandeira do Município: Nacional à direita e Município à esquerda.
3) Com Bandeira do Estado e do Município: Nacional ao centro, Estado à direita e Município à esquerda.
4) Com Bandeira do Estado e do Rotary: Bandeira Nacional ao centro, do Estado à direita e do Rotary à esquerda.
5) Com Bandeira do Estado do Município e Rotary: Nacional ao centro - direita, Estado à esquerda da Nacional (dividindo as duas o centro), Município à direita e Rotary à esquerda, ao lado da bandeira do estado.
6) Com Bandeira de Vários Estados: Coloca-se a bandeira do Estado anfitrião à direita da Bandeira do Brasil. As bandeiras dos demais Estado irão à esquerda e à direita alienadamente, obedecendo ao critério de preferência por ordem cronológica de criação história de cada um deles (vide ordem de precedência entre os estados brasileiros).
7) Bandeira Nacional e de outro País: Nacional à direita e do país visitante à esquerda.
8) Com Bandeiras de outros Países: Bandeira Nacional ao centro (centro direita no caso de bandeiras em número par). As bandeiras dos países visitantes seguem a ordem alfabética, pelo idioma do país anfitrião. (Os organismos internacionais seguem a ordem alfabética utilizando o idioma oficial).
9) Com Bandeiras de outros Países e a do Estado Anfritão: A bandeira do país visitante com a primeira letra alfabética fica à direita da Bandeira Nacional, a bandeira do Estado anfitrião à esquerda da brasileira, as dos outros países pela ordem alfabética ficam à esquerda e direita alternadamente das citadas. (Este caso aplica-se quando o número de bandeiras é impar). No caso de número par de bandeiras teríamos: Bandeira do Brasil no centro - direita, país visitante com primeira letra do alfabeto ( por ex. Argentina) à esquerda da Brasileira, a do estado anfitrião, e à direita da Nacional e as outras alternadamente por ordem alfabética, à esquerda e direta das citadas.
10) Com Bandeiras de outros Países, do Estado e do Rotary (no caso de número par de bandeiras): Brasil no centro - direita, país visitante à esquerda da Brasileira, a do Estado anfitrião à direita da do Brasil e a do Rotary à esquerda do pais visitante.No caso de não haver país visitante e o clube tiver a bandeira da ONU, lembrar que esta representa todos os países do mundo e, assim, pode substituir todas as outras bandeiras. A panóplia central pode ser organizada, de forma mais simples: Bandeira Nacional ao centro, ONU à direita, Estado anfitrião à esquerda da brasileira, Município ou da nacionalidade do palestrante ou homenageado à direita da ONU e por fim a do Rotary à esquerda da do Estado. Pais do palestrante Homenageado ou Município.
Lembre-se: apesar de contribuírem para ornamentar um ambiente e sugerir credibilidade ao evento, as bandeiras não são simples objetos decorativos, mas símbolos oficiais que devem ser respeitados e seu uso, conservação e localização devem seguir leis e normas protocolares internacionais.
Da tribuna Audir de Araújo Paiva fala aos rotarianos sobre as regras protocolares nas reuniões dos clubes rotários7 - Exemplo de Ordem ProtocolarOrdem Protocolar para Administradores de Rotary International conforme deliberação do seu Conselho Diretor (1984): Presidente Presidente Eleito Vice-Presidente,
Membros do Conselho Diretor: Secretário Geral Presidente Indicado Diretores entrantes Diretores indicados. Ex-presidentes (em ordem de antigüidade) Governadores de Distritos e Administradores do Rotary International (RI) atuais Ex - Diretores (em ordem de antigüidade) Ex - Secretários Gerais (em ordem de antigüidade) Ex - Governadores de Distritos e ex – administradores do RI (em ordem de antigüidade) Auxiliar do PresidenteAuxiliar do Presidente eleitoGovernadores entrantes de DistritoGovernadores de Distrito
Ordem Protocolar Simplificada Para Autoridades (Consultar o decreto nº 70.274 de 09-03-1972).
Presidente da República, Governador do Estado, Presidente do Senado, Presidente da Câmara dos Deputados, Ministros de Estado, Presidentes de Tribunais Superiores, Senadores, Oficiais Generais das Forças Armadas (Marinha-Exército-Aeronáutica ¾ nessa ordem);
Magníficos Reitores, Deputados Federais, Presidente da Assembléia Legislativa, Presidentes de Tribunais Estaduais, Prefeito da Cidade, Juiz de Direito da Comarca, Bispos, Oficiais Superiores das Forças Armadas (idem, como acima) Deputados Estaduais, Presidente da Câmara Municipal, Promotores Públicos, Delegados de Polícia, Vereadores
Legenda da foto da esquerda para a direita: Os rotariano Francisco Fernandes Ferreira Thiago Aragão Esmeraldo, seguido de um convidado; rotarianos: Rubens Ferreira Almino, Carlos Rafael Dias, Gladstone Lins de Alencar; Maria Socorro Brito (representante da Casa da Amizade); rotarianos: José Ricardo Pinto e José Oliveira Cavalcante (Cory).
Exemplo de ordem protocolar mais comum em reuniões festivas do clube Lado da mesa à direita do presidente:
01 - Governador do Distrito;
03- Juiz de Direito;
05- Presidente da Câmara Municipal;
07- Oficial Superior das Forças Armadas ou da Polícia Militar;
09- Delegado de Polícia;
11- Ex – Governador de Distrito;
13- Governador indicado de Distrito;
15- Presidente do Rotary Club padrinho;
17- Presidente de outro Rotary Club.
Lado da mesa à esquerda do presidente:
02- Prefeito Municipal;
04- Autoridade Religiosa;
06- Promotor Público;
08 - Vice – Prefeito;
10- Ex – Governador de Distrito;
12- Governador entrante de Distrito;
14- Vereadores;
16- Presidente de outra Entidade (Lions, Maçonaria, etc.)
8 - Ordem dos trabalhos e tempo sugerido para as reuniões semanais :
Abertura da reunião .................................................. 01 minuto
Protocolo........................................................ .... 02 minutos
Composição da mesa .............................................. .... 03 minutos
Oração rotária........................................................ 01 minuto
Auto Apresentação .................................................... 05 minutos
Expediente da Secretaria.............................................. 03 minutos
Ordem do dia ......................................................... 20 minutos
Informação Rotaria ................................................... 05 minutos
Datas da semana....................................................... 02 minutos
Datas Nacionais ...................................................... 02 minutos
Datas Internacionais ........................................... ..... 02 minutos
Relatórios das comissões ............................................. 03 minutos
Comunicações.......................................................... 05 minutos
Período do Presidente ................................................ 02 minutos
Companheirismo........................................................ 03 minutos
Encerramento.......................................................... 01 minuto
O tempo em minutos indicado é apenas ilustrativo, entretanto, a duração de cada reunião semanal do clube será de 60 minutos com uma tolerância máxima de mais 30 minutos.
Bibliografia consultada:
a) Macedo, Carlos Wamondes de - Brasil Rotário. Maio e junho de 1993;
b) Batista, Norton Severo - Brasil Rotário. Março, abril e maio de 1994;
c) Bezerra, José Augusto. Brasil Rotário. Outubro de 2000;
e) Cartilha Rotária – José Silvano Portes;
f) Muratori, José Tracisio - Rotariano;
g) Vezozzo, Alceu Antimo - Normatização para as Reuniões do Rotary no Brasi;
h) Regimento Interno do Rotary Club de Crato.
(Instrução Rotária proferida na plenária do Rotary Club de Crato no dia 10 de dezembro de 2009, pelo rotariano Dr. Audir de Araújo Paiva, ex-presidente; e sócio do RC Crato desde 17/08/1972).
Huberto Cabral, Luiz Carlos Salatiel e Carlos Rafael Dias apresentam o Cariri Encantado
